Ressourcen für den Einsatz von Video und Telepresence in Ihrer Organisation

Informationen dazu finden Sie in der Übersicht über die Fernbedienungstasten, die Sie herunterladen und ausdrucken können.

Ja. Vor dem Anruf erscheint Ihr Bild im Display. Vergewissern Sie sich, dass Sie im Bild zu sehen sind, dass die Beleuchtung angemessen ist und dass im Hintergrund nichts zu sehen ist, was die Aufmerksamkeit ablenken könnte. Während des Anrufs können Sie die „Bild-in-Bild“-Taste verwenden, um ihr Bild einzublenden.

Kontrollieren Sie die Lautstärkeeinstellungen auf Ihrer Fernbedienung (oder an Ihrem PC) und ändern Sie sie bei Bedarf. Kontrollieren Sie außerdem zu Beginn der Konferenz, dass die Stummschaltung nicht aktiviert ist. Dank der modernen Technik ist es nicht nötig, zu schreien oder laut zu sprechen. Sprechen Sie einfach mit ganz normaler Stimme und versuchen Sie, Nebengeräusche und das Rascheln mit Papier in unmittelbarer Mikrofonnähe zu vermeiden.

Bitten Sie die Gesprächsteilnehmer an den anderen Standorten die Stummschaltung zu aktivieren, wenn sie gerade nicht sprechen. (Die Stummschalttaste ist für den reibungslosen Ablauf von Meetings sehr wichtig.) Wenn Sie jemandem eine Frage stellen, geben Sie ihr oder ihm ein paar Sekunden Zeit für die Antwort, da sie oder er möglicherweise erst die Stummschalttaste deaktivieren muss, um gehört zu werden.

Mit der Software Polycom People + Content IP können Sie Inhalte von Ihrem Display direkt an andere Teilnehmer senden. (Laden Sie sich dazu die kostenlose Software herunter.) Starten Sie einfach die Anwendung, geben Sie die IP-Adresse oder die H.323-Nummer Ihres Videokonferenzsystems ein (z. B. „172.19.22.163“) und klicken Sie in der Anwendung auf die lilafarbene Schaltfläche „Abspielen“. Daraufhin können alle Teilnehmer den Inhalt Ihres PC-Bildschirms sehen. Hinweise: Es empfiehlt sich, vorab sämtliche IM-Popup-Fenster und E-Mail-Anwendungen zu schließen. Bei längerfristig geplanten Meetings können Sie den Meeting-Teilnehmern zur Sicherheit vor Beginn der Konferenz eine Kopie der von Ihnen präsentierten Inhalte per E-Mail zukommen lassen.

Wenn Sie sich an ein größeres Publikum wenden, sollten Sie stets direkt in das Kameraobjektiv und nicht in die Gesichter auf dem Bildschirm schauen. Das mag sich anfänglich etwas merkwürdig anfühlen, aber nur so entsteht bei den Meeting-Teilnehmern der Eindruck, dass Sie sie direkt ansehen, wodurch Sie wiederum mehr Aufmerksamkeit erhalten. Sorgen Sie außerdem dafür, dass Ihr Hintergrund keine Ablenkung bietet und nichts Überflüssiges zu sehen ist, damit die Teilnehmer sich ganz auf Sie und Ihre Inhalte konzentrieren können.

Für Konferenzen mit mehreren Teilnehmern empfiehlt sich die Verwendung einer Videokonferenzbrücke, in die sich alle Teilnehmer einwählen, sodass sich alle untereinander sehen und hören können. Das Konzept dabei ähnelt einer Audiokonferenzbrücke, nur das hier die Dimension der visuellen Kommunikation hinzugefügt wurde. Einige Videokonferenzsysteme verfügen über eine integrierte Mehrparteienfunktion (erkundigen Sie sich bei Ihrem Systemadministrator, ob das bei Ihnen der Fall ist), mit deren Hilfe eine kleine Anzahl anderer Standorte einfach durch Drücken der Anruftaste und Eingabe der Nummer des entsprechenden Standorts zur Konferenz hinzugefügt werden können.

Im Allgemeinen steht der Begriff „Telepresence“ für die visuelle Kommunikation mittels HD (High Definition)-Videosystemen von Desktops zu kompletten Immersive-Telepresence-Räumen. „Videokonferenz“ wird dagegen für Konferenzen mit herkömmlichen Videosystemen ohne HD verwendet. Da immer mehr HD-Systeme im Einsatz sind, wird Telepresence zunehmend zum Standardbegriff für Videointeraktionen in Echtzeit.

Denken Sie daran, dass Sie sich vor einer Kamera befinden. Machen Sie also nichts, was andere nicht sehen sollen. Verhalten Sie sich so, als wären außer Ihnen noch andere Personen im Raum. Kippeln Sie nicht mit dem Stuhl, pochen Sie nicht auf den Tisch und vermeiden Sie alle Geräusche in der Nähe des Mikrofons. Sprechen Sie mit normaler Stimme und vermeiden Sie Nebengespräche, wenn Teilnehmer am anderen Ende sprechen. Es hilft auch sehr, das Mikrofon stumm zu schalten, solange Sie nicht sprechen.

Ja. Polycom bietet zusätzlich zu seinen Raum- und Immersive-Telepresence-Systemen unter dem Namen „CMA Desktop“ eine Video-Softclient-Anwendung für PCs an. Lassen Sie sich von Ihrer IT-Abteilung erklären, wie Sie die Anwendung auf Ihr System laden und außerhalb des eigenen Büros bzw. im Heimbüro verwenden können.

Neben dem allgemein bekannten Vorteil der Einsparung von Reisekosten werden Lösungen für die Echtzeit-Collaboration in vielen Organisationen auch dazu genutzt, die Ausgaben für Personalfixkosten, Mitarbeiterschulungen, Einstellungs- und Personalgespräche sowie das Projektmanagement zu senken. Praxisbeispiele finden Sie hier und hier. Organisationen, die mit Telepresence- und Videolösungen arbeiten, können im Durchschnitt

• 30 % weniger für Reisen ausgeben,
• die Markteinführungszeit für neue Produkte und Dienstleistungen um 24 % senken,
• Ausfallzeiten um 27 % reduzieren,
• 25 % ihrer Ausgaben für Mitarbeiterschulungen einsparen,
• die bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter vergehende Zeit um 19 % verkürzen und
• die Vertriebskosten um 24 % verringern.

Nähere Informationen zur Kostenrechtfertigung erhalten Sie hier.

Dank einfacherer Benutzeroberflächen und technisch versierterer Benutzer ist es heute einfacher denn je, eine „Kultur der Zusammenarbeit“ zu schaffen. Um das geschäftliche, betriebliche und finanzielle Potenzial der visuellen Kommunikation voll ausschöpfen zu können, bedarf es jedoch des ganzen Einsatzes aller für die Videokommunikation offiziell und inoffiziell Verantwortlichen. Sie sollten sich bei ihren Versuchen, den Bekanntheitsgrad und die Akzeptanz der in der Organisation vorhandenen Videokonferenzlösungen zu erhöhen, von den folgenden fünf Grundsätzen leiten lassen:

1. Identifizieren Sie internationale „Video-Champions“ (an allen Standorten) und nutzen Sie diese für Ihre Aktivitäten.
2. Sorgen Sie system- und umgebungsübergreifend für ein positives Benutzererlebnis.
3. Machen Sie die Einführung Ihrer Videokonferenzsysteme zu einem Ereignis und werben Sie aktiv für deren Nutzung.
4. Stellen Sie die Einsatzmöglichkeiten und deren Nutzen in den Mittelpunkt Ihrer Schulungen (nicht bestimmte Produkte).
5. Messen Sie Ihre Fortschritte und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Meinungen der Benutzer.

Ausführlichere Erläuterungen zur Erhöhung der Akzeptanz finden Sie hier.

Trotz unterschiedlicher geografischer Standorte von firmeninternen Mitarbeitern, Kunden und Partnern ist es nicht mehr erforderlich, durch die Welt zu reisen, um effektiv arbeiten zu können. Durch den Einsatz von Collaboration-Lösungen können sich Teams unabhängig vom Aufenthaltsort ihrer Mitglieder jederzeit und überall virtuell treffen. Die Anzahl an Reisen wird verringert, der CO2-Ausstoß wird reduziert – und alle profitieren davon.

Stellen Sie sich Folgendes vor: Jedes Mal, wenn sich zwei Kollegen über Video unterhalten, statt einen Hin- und Rückflug in Anspruch zu nehmen (beispielsweise zwischen Los Angeles und New York), sparen sie die Menge CO2 ein, die der einjährigen Nutzung eines Autos entspricht.* (Quelle: Conservation International)

Wenn Sie Informationen zur Reduzierung des CO2-Ausstoßes und zur ökologischen Verantwortung von Polycom erhalten möchten, klicken Sie hier.